מערכת פריוריטי / זום – מעקב הזמנות רכש

לקוח אשר מרבית מהוצאותיו הינו בתחום השירותים (בעיקר ייעוץ) פנה אלי בבקשה לאפשר לו מעקב אחר הזמנות רכש בתחום השירות.

מדובר בהזמנות רכש בסכומים גבוהים וכוללות שלבים רבים של שירות של הספק, כך שהזמנת הרכש פתוחה תקופה ארוכה אפילו משך שנה.

כיצד ניתן לדעת איזה חלק מהשירות התקבל? איזה סכום כסף בהזמנה כבר נוצל? מה קורה כאשר חשבונית הלקוח מתעכבת ומגיעה זמן רב אחרי קבלת השירות? כיצד נדע לבצע צפי הוצאות לשלם?

התשובה לכך הינה תעודת קבלה מספק, נכון תעודה זו בעיקר מיועדת לקבלת חומרים פיזיים אך ניתן להיעזר בה היטב לתחום השירותים.

לדוגמא הקמתם הזמנת רכש בסכום של 500,000 $ ליועץ אשר נמצא בחו"ל, מידי פעם לפי צורך העובדים בארגון נעזרים בשירותיו, אך מה לעשות יועץ זה אינו שולח חשבונית באופן מסודר אלא פעם בתקופה.

טיפ! לפותח הזמנת הרכש הכמות= למחיר כך קל יותר לגרוע סכומים משתנים

מה אנו רוצים? בקרה שוטפת של הזמנת הרכש

במהלך חודש ינואר היועץ נתן שירותים בסכום של 50,000  $ ושלח חשבונית

במקרה זה נפתח GRV (תעודת קבלה מספק) עבור דיווח חשבונית ינואר וכן נצרף את החשבונית כנספח ונציין בכותרת ה GRV  מספר חשבונית הספק

מכאן נותרו בהזמנת הרכש 450,000$

בחודש פברואר היועץ נתן שירותים בסכום של 25,000 $ אך טרם שלח חשבונית

במקרה זה נפתח GRV נוסף עבור דיווח עבודה בפברואר ובכותרת ה GRV  נרשום טרם נתקבלה חשבונית

מכאן נותרו בהזמנת הרכש 425,000$, כמו כן אנו יודעים שיש לנו הוצאות לשלם בעתיד של 25,000 דולר.

היתרונות:

• דיווח עדכני על הסכום שנותר בהזמנת הרכש
• הסטטוס של הזמנת הרכש והשירות שהתקבל ברור
• סטטוס עדכני של מצב התקציב, במידה ומנהלים תקציב במערכת
• למנהלת החשבונות קל יותר לדווח חשבונית ע"ג GRV מאשר הזמנת רכש
• לחשב ברור יותר איך לתכנן את דיווח הוצאות לשלם

מומלץ להיעזר גם בדוחות: למשל דוח בקרת תקציב מפורט

לפרטים והסברים נוספים, צרו קשר.